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文件和档案管理制度

 

第一章  总则
 
第一条 为了全面遵守《基金会管理条例》和《陈香梅公益基金会章程》,规范发展,保障基金会的合法权益,使基金会的档案管理更加规范,特制定本管理制度。
 
第二章  文件材料的收集管理
 
第二条 坚持各责任人收集、秘书处档案管理员统一管理文件材料制度。
第三条 基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后,应将活动主要文件资料向档案管理员办理归档手续;
第四条 本基金会召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案管理员办理归档手续。
 
第三章  归档范围
 
第五条 归档范围分类(见附表)
 
第四章  归档要求
 
第六条 归档时间要求:次年三月底完成上一年度文件资料的归档;跨年度的总结放在结束年度归档。
第七条 归档内容要求:归档文件材料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、多种文字形成的同一文件等,分别立在一起,不得分开;将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整,根据文件材料的形成规律和有机联系,科学整理归档。
第八条 归档格式要求:文件材料应按顺序依次编写页号,并填写卷内文件目录;卷内文件材料的情况说明,应逐项填写在备注表内;声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者;照片档案应将照片分别整理归档。
第九条 归档程序要求:秘书处归档管理人员接收案卷时,各责任人必须将归档的案卷编制好移交目录,一式两份,管理人员按照目录清点无误;验收案卷质量符合要求后,交接双方在移交目录上签字,一份存档,一份责任人留存,以备查找。
 
第五章   档案管理员职责
 
 第十条 档案管理员应及时做好档案的收集、整理、归档工作,确保原始资料及单据齐全完整、安全保密。
 第十一条 档案管理员应将归档的文件材料科学分类、整理、装订、编目、保存,并编制索引。
 
第六章  档案的查阅、借阅
 
第十二条 查阅、借阅流程:
1.   申请:填写档案查借登记表;
2.   审批:三级档案资料由部门负责人审批,一、二级档案资料由部门负责人审核后报秘书长审批;
3.   查阅、借阅档案;
4.   归档。
第十三条 未经同意,不能复印、复制档案材料,一般不能将档案带出档案室,特殊情况需要借出者需要办理借阅手续,并及时归还。
第十四条 不准涂抹损坏文件材料,不得随意折卷或撕去其中文件。
 
第七章  档案的销毁
 
第十五条 以文书档案使用价值为鉴定依据,由秘书处鉴定,并提出处理意见,将鉴定情况及处理意见交秘书长审批,同意后,对需销毁的档案编造清册,办理批准手续即可销毁。
第十六条 销毁档案时,必须有两人监销,监销人应在销毁册上签字或盖章,并注明销毁方式和日期。
 
第八章  附则
 
第十七条 本制度由基金会秘书处负责解释。
第十八条 本制度自2010年12月25日起执行。